Assistant Registry Officer

Job Description Assistant Registry Officer - English.pdf

Job Description Assistant Registry Officer - Welsh.pdf

Location: Llandaff Campus 

Package: Fixed term until March 2025

Contractual hours: 37

Job category/type: Admin/Managerial

Job description

The opportunity 

This is a key post that will contribute to the ambitions of the University’s Strategic Plan. The role holder will deliver and promote Registry Services, predominantly, within the Appeals and Unfair Practice team at Cardiff Metropolitan by providing quality and customer focused services. 

You will be an enthusiastic and friendly professional with excellent communication and interpersonal skills coupled with a commitment to providing an excellent student experience. 

What you’ll do – key duties 

• Assist with the production of communication to students and communications with Schools regarding Unfair Practice, Verifications, Appeals, and Special.
• Deal with queries and requests for verification of students' qualifications, replacement transcripts and certificates, from both students and external agencies.
• Deal with all other enquiries, correspondence and internal/external communications from both staff and students relating to specific Registry Services.
• Take notes at meetings and assist with the writing of reports and minutes.
• Provide assistance to other Registry Services Units when required, such as in respect of examinations, Examining Boards and Degree Ceremonies.
• Provide professional customer service to students, staff and all other Creating a positive impression of Registry Services and contributing to a workplace service culture.
• Finance administration for the department to include processing and tracking purchase orders and payments, administering procurement card spending, ensuring staff have access to current forms and guidance, booking travel arrangements and dealing with HR and payroll admin.

Why join Cardiff Metropolitan University?

In 2020, the University was named The Sunday Times ‘Welsh University of the Year 2021’; in 2021 it became the Times Higher Education ‘UK and Ireland University of the Year 2022’; and in 2022 it was ranked the top university in the UK in the People and Planet Green League.

Our team has a strong reputation across the university for providing high quality and impactful services to both students and staff. We believe our employees are our biggest asset and we see investing in talent as vital to sustainable growth and success. We are therefore committed to improving and developing our colleagues and offer a wide range of personal and professional development opportunities.

We are a values-based University. We are proud of our culture and we are there for our people. Our community spirit is the golden thread that underpins our values and behaviours. We support each other, we are kind to one another, and we are one team; we are One Cardiff Met. We encourage and embrace inclusion that enables everyone to feel respected and able to perform at their best.
 
As part of the team’s case work, we work very closely with collaborative partners, providing you with the opportunity to collaborate with industry leaders, helping us to develop the services we support. The team of approximately 7 employees offers these services to all staff and students, both on campus and across the world, so you will play a key role in our customer’s day to day experience. We are proud to have strong team spirit, a drive for innovation, and a desire to deliver a first-class service.
 
In addition, the University offers highly competitive terms and conditions including: 

• Annual leave of 25 days, rising to 30 days after 1 years’ service, plus 12 bank holiday / concessionary days (pro rata if part time).
• Membership of the Local Government Pension Scheme with generous contributions.
• Flexible and remote working opportunities.
• Excellent family friendly policies.
• Award winning sports and fitness facilities with subsidised membership, plus subsidised physiotherapy/complementary therapy/sports massage.
• Access to all library facilities.
• Salary sacrifice schemes including cycle to work.
• Free family access to our independent specialist wellbeing support provider, Health Assured.

If you would like to talk with us about this opportunity please contact Samantha Morton, Registry Operations Manager (AUP), at smorton@cardiffmet.ac.uk or phone 02920 416806.

Should a high volume of applications be received, we may need to close this vacancy early. We therefore encourage you to apply as early as possible. 

The University is committed to creating a highly inclusive culture. We offer family friendly and flexible working arrangements and a range of staff networks, forums and events to support and develop our people. We warmly welcome applications from those traditionally underrepresented in the higher education sector.

Further information

Visit our staff recruitment website for information about working for us, our culture, benefits, work-life balance and our career progression and development opportunities.

Manylion y swydd

Teitl y swydd: Swyddog Cynorthwyol y Gofrestrfa

Cyfeirnod y swydd: 23REQ0002850

Dyddiad postio: 23/07/2024

Dyddiad cau ar gyfer ymgeisio: 06/08/2024

Lleoliad: Campws Llandaf

Cyflog: Gradd 3A/B £24,248 - £27,181 y flwyddyn

Pecyn: Cyfnod Penodol tan Mawrth 2025

Oriau cytundebol: 37

Sail: Llawn Amser

Math/categori swydd: Gweinyddol/Rheolaethol

Disgrifiad swydd: Y cyfle

Mae hon yn swydd allweddol a fydd yn cyfrannu at uchelgeisiau Cynllun Strategol y Brifysgol. Bydd deiliad y swydd yn darparu ac yn hyrwyddo gweithgareddau’r Gofrestrfa Academaidd, yn bennaf, o fewn yr uned Apeliadau ac Ymarfer Annheg ym Mhrifysgol Metropolitan Caerdydd trwy ddarparu gwasanaeth o ansawdd sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid. 

Byddwch yn weithiwr proffesiynol brwdfrydig a chyfeillgar gyda sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol rhagorol ynghyd ag ymrwymiad i ddarparu profiad myfyriwr rhagorol. 

Beth fyddwch chi'n ei wneud - dyletswyddau allweddol

• Cynorthwyo â chyfathrebu â myfyrwyr ac Ysgolion ynghylch ArferAnnheg , Gwiriadau, Apeliadau ac Achosion Arbennig.
• Delio ag ymholiadau a cheisiadau am ddilysu cymwysterau myfyrwyr, trawsgrifiadau a thystysgrifau amnewid, gan fyfyrwyr ac asiantaethau allanol.
• Delio â phob ymholiad arall , gohebiaeth a chyfathrebiadau mewnol/allanol gan staff a myfyrwyr sy'n ymwneud ag ymholiadau penodol gan Wasanaethau'r Gofrestrfa .
• Cymryd nodiadau mewn cyfarfodydd a chynorthwyo gydag ysgrifennu adroddiadau a chofnodion.
• Darparu cymorth i Unedau Gwasanaethau’r Gofrestrfa eraill pan fo angen, megis  mewn perthynas ag arholiadau, Byrddau Arholi  a Seremonïau Gradd.
• Darparu gwasanaeth cwsmeriaid proffesiynol i fyfyrwyr, staff a phob rhanddeiliadarall . Creu argraff gadarnhaol o Wasanaethau'r Gofrestrfa a chyfrannu at ddiwylliant gwasanaeth yn y gweithle .
• Gweinyddu cyllid ar gyfer yr adran i gynnwys prosesu ac olrhain archebion prynu a thaliadau, gweinyddu gwariant cardiau caffael, sicrhau bod staff yn gallu cael gafael ar ffurflenni a chanllawiau cyfredol, archebu trefniadau teithio a delio â gweinyddiaeth AD a chyflogres.

Pam ymuno â Phrifysgol Metropolitan Caerdydd?

Yn 2020 cafodd y Brifysgol ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn yng Nghymru 2021' gan The Sunday Times; yn 2021 cawsom ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn y DU ac Iwerddon 2022' gan y Times Higher Education ac yn 2022 cawsom ein rhestru fel y brifysgol orau yn y DU am gynaliadwyedd yng Nghynghrair Werdd People and Planet.

Mae gan ein tîm enw da ar draws y brifysgol am ddarparu gwasanaethau o ansawdd uchel sy'n cael effaith i fyfyrwyr a staff. Credwn mai ein gweithwyr yw ein hased mwyaf ac rydym yn gweld buddsoddi mewn talent yn hanfodol i dwf cynaliadwy a llwyddiant. Rydym felly wedi ymrwymo i wella a datblygu ein cydweithwyr ac yn cynnig ystod eang o gyfleoedd datblygiad personol a phroffesiynol.

Rydym yn Brifysgol sy'n seiliedig ar werthoedd. Rydym yn falch o'n diwylliant ac yn cefnogi ein staff. Ein hysbryd cymunedol yw'r llinyn aur sy'n sail i'n gwerthoedd a'n hymddygiad. Rydym yn cefnogi ein gilydd, yn garedig i'n gilydd, ac yn un tîm; ni yw Un Met Caerdydd. Rydym yn annog cynhwysiant sy'n galluogi pawb i deimlo eu bod yn cael eu parchu ac yn gallu perfformio ar eu gorau.
 
Fel rhan o waith achos y tîm, rydym yn gweithio'n agos iawn gyda phartneriaid cydweithredol, gan roi'r cyfle i chi gydweithio ag arweinwyr diwydiant, gan ein helpu i ddatblygu'r gwasanaethau rydym yn eu cefnogi. Mae’r tîm o tua 7 o weithwyr yn cynnig y gwasanaethau hyn i’r holl staff a myfyrwyr, ar y campws ac ar draws y byd, felly byddwch yn chwarae rhan allweddol ym mhrofiad dydd i ddydd ein cwsmeriaid. Rydym yn falch o gael ysbryd tîm cryf, awydd i arloesi, ac awydd i ddarparu gwasanaeth o'r radd flaenaf.
 
Yn ogystal, mae'r Brifysgol yn cynnig telerau ac amodau cystadleuol iawn gan gynnwys: 

• Gwyliau blynyddol o 25 diwrnod, yn codi i 30 diwrnod ar ôl blwyddyn o wasanaeth, ynghyd â 12 diwrnod gŵyl banc / consesiwn (pro-rata os yn gweithio rhan amser)
• Aelodaeth o'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol gyda chyfraniadau hael
• Cyfleoedd gweithio hyblyg ac o bell
• Polisïau rhagorol sy’n ystyriol o deuluoedd.
• Cyfleusterau chwaraeon a ffitrwydd arobryn gydag aelodaeth â chymhorthdal, ynghyd â ffisiotherapi/therapi cyflenwol/tylino chwaraeon â chymhorthdal
• Mynediad i holl gyfleusterau'r llyfrgell
• Cynlluniau aberthu cyflog gan gynnwys beicio i'r gwaith
• Mynediad am ddim i deuluoedd at ein darparwr cymorth lles arbenigol annibynnol, Health Assured.

Os hoffech siarad â ni am y cyfle hwn, cysylltwch â Samantha Morton, Rheolwr Gweithrediadau'r Gofrestrfa (AUP), ar smorton@cardiffmet.ac.uk.

Os bydd nifer fawr o geisiadau’n dod i law, efallai y bydd angen inni gau'r swydd wag hon yn gynnar. Felly, rydym yn eich annog i ymgeisio cyn gynted â phosibl.

Mae'r Brifysgol yn ymroddedig i greu diwylliant hynod gynhwysol. Rydym yn cynnig trefniadau gweithio hyblyg a chyfeillgar i deuluoedd ac amrywiaeth o rwydweithiau staff, fforymau a digwyddiadau i gefnogi a datblygu ein pobl. Rydym yn croesawu ceisiadau gan y rheiny sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn y sector addysg uwch yn draddodiadol.

Rhagor o wybodaeth

Ewch i'n gwefan recriwtio staff i gael gwybodaeth am weithio inni, ein diwylliant, buddion, cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith a'n cyfleoedd ar gyfer camu ymlaen yn eich gyrfa a datblygu.