Research and Innovation Contracts Officer

Job Description Research and Innovation Contracts Officer - English.pdf

Job Description Research and Innovation Contracts Officer - Welsh.pdf

Location: Llandaff Campus 

Contractual hours: 37

Job category/type: Admin/Managerial

Job description

The opportunity 

This is a key post that will contribute to the ambitions of the University’s Strategic Plan 2022/23 – 2029/30. Specifically, it will achieve a step change in the way that we support staff to develop their research and innovation careers, with a particular focus on post-award matters.

The primary focus of this role will be the provision of post-award contract support, allowing Research & Innovation Services (RIS) to provide an integrated contract development and delivery support service. Working closely with the other R&I Officers and RIS colleagues, this post will provide an interface between academic schools, Finance and RIS support teams to facilitate an integrated pre- and post-award service ensuring continuity throughout the process. You will provide critical, underpinning operational support to ensure that Cardiff Met’s research and innovation community is fully engaged with, and benefitting from, opportunities arising from the rapidly evolving funding landscape. Whilst the focus of the role is the provision of contract support, there may also be the opportunity to contribute pre-award, including with regards awareness raising, proposal development, project costing and related matters. 

You will be an enthusiastic and friendly professional with excellent communication and interpersonal skills coupled with a commitment to providing an excellent student experience. 

What you’ll do – key duties

• Act as a key liaison and information point, providing advice and support in respect of research and innovation post-award matters. You will provide complex and regularly-changing information, both verbally and in writing, to Schools and support units regarding R&I projects, with a particular focus on contracts and post-award issues.
• Act as, where appropriate, the point of contact for the development of collaborative contracts, particularly those where Cardiff Met is the lead partner, or the agreements are multi-party.
• Negotiate, draft and recommend agreements with external customers, including price, balancing commercial and academic interests with acceptable commercial and legal risks to the University.
• Analyse and interpret contract terms and conditions, ensuring that contractual terms meet University requirements and advising on their impact and associated risk and liability to staff at all levels.
• Liaise with the University’s external lawyers and relevant colleagues across the University to provide clear, pragmatic advice on the implications of contractual terms, and how to manage the activity in context and ensuring that all aspects of an activity are covered in the contract.
• Prepare and keep under review standard contracts and associated legal documents for all aspects of research and innovation activity.
• Work closely with RIS colleagues and school-based support teams to identify the focus of post-award support requirements and hold start-up meetings for complex and / or large research and innovation projects, including: forecasting budgets, identification of milestones and project deliverables, funder reporting, invoicing requirements etc...
• Ensure project data is accurately recorded to provide regular management information reports as required.
• Maintain both awareness and understanding of changes to external funders’ contractual practices, terms and conditions, and in particular their policies concerning matters pertinent within the academic research and innovation context.
• Contribute to development and maintenance of operational procedures and policies, including the preparation of new template agreements and guidance as required etc.

Why join Cardiff Metropolitan University?

In 2020, the University was named The Sunday Times ‘Welsh University of the Year 2021’; in 2021 it became the Times Higher Education ‘UK and Ireland University of the Year 2022’; and in 2022 it was ranked the top university in the UK in the People and Planet Green League.

We are a values-based University. We are proud of our culture and we are there for our people. Our community spirit is the golden thread that underpins our values and behaviours. We support each other, we are kind to one another, and we are one team; we are One Cardiff Met. We encourage and embrace inclusion that enables everyone to feel respected and able to perform at their best.

In addition, the University offers highly competitive terms and conditions including:

• Annual leave of 35 days, plus 12 bank holiday / concessionary days (pro rata if part time).
• Membership of the Local Government Pension Scheme with generous contributions.
• Flexible and remote working opportunities.
• Excellent family friendly policies.
• Award winning sports and fitness facilities with subsidised membership, plus subsidised physiotherapy/complementary therapy/sports massage.
• Access to all library facilities.
• Salary sacrifice schemes including cycle to work.
• Free family access to our independent specialist wellbeing support provider, Health Assured.

If you would like to talk with us about this opportunity please contact Rae DePaul, Research and Innovation Projects Manager, at rdepaul@cardiffmet.ac.uk. 

Should a high volume of applications be received, we may need to close this vacancy early. We therefore encourage you to apply as early as possible. 

The University is committed to creating a highly inclusive culture. We offer family friendly and flexible working arrangements and a range of staff networks, forums and events to support and develop our people. We warmly welcome applications from those traditionally underrepresented in the higher education sector.

Further information 

Visit our staff recruitment website for information about working for us, our culture, benefits, work-life balance and our career progression and development opportunities.

Manylion y swydd

Teitl y swydd: Swyddog Ymchwil ac Arloesi Contractau

Cyfeirnod y swydd: 23REQ0002829

Dyddiad postio: 28/05/2024

Dyddiad cau ar gyfer ymgeisio: 25/06/2024

Lleoliad: Campws Llandaf

Cyflog: Gradd 6A/B £38,205 - £42,978 y flwyydyn

Pecyn: Parhaol

Oriau cytundebol: 37

Sail: Llawn Amser

Math/categori swydd: Gweinyddol/Rheolaethol

Disgrifiad swydd: Y Cyfle

Mae hon yn swydd allweddol a fydd yn cyfrannu at uchelgeisiau Cynllun Strategol y Brifysgol 2022/23 - 2029/30. Yn benodol, bydd yn cyflawni newid sylweddol yn y ffordd yr ydym yn cefnogi staff i ddatblygu eu gyrfaoedd ymchwil ac arloesi, gan ganolbwyntio'n benodol ar faterion ar ôl ddyfarniad.

Prif ffocws y rôl hon fydd darparu cymorth contractau ôl-ddyfarniad, gan ganiatáu i'r Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi ddarparu gwasanaeth cefnogi datblygu a darparu contract integredig. Gan weithio'n agos gyda'r Swyddogion Ymchwil ac Arloesi eraill a chydweithwyr Gwasanaethau Ymchwil ac Arloesi (GYA), bydd y swydd hon yn darparu rhyngwyneb rhwng ysgolion academaidd, timau cymorth Cyllid a GYA i hwyluso gwasanaeth integredig cyn/ôl-ddyfarniad gan sicrhau parhad drwy gydol y broses. Byddwch yn darparu cefnogaeth weithredol hanfodol, greiddiol i sicrhau bod cymuned ymchwil ac arloesi Met Caerdydd yn ymgysylltu'n llawn â chyfleoedd sy'n deillio o'r dirwedd ariannu sy'n esblygu'n gyflym ac yn elwa ohonynt. Er mai ffocws y rôl yw darparu cymorth ôl-ddyfarniad, efallai y bydd cyfle hefyd i gyfrannu ymlaen llaw, gan gynnwys codi ymwybyddiaeth, datblygu cynigion, costio prosiectau a materion cysylltiedig.

Byddwch yn weithiwr proffesiynol brwdfrydig a chyfeillgar gyda sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol ardderchog ynghyd ag ymrwymiad i ddarparu profiad rhagorol i fyfyrwyr.

Beth fyddwch chi'n ei wneud - dyletswyddau allweddol

• Gweithredu fel pwynt cyswllt a gwybodaeth allweddol, gan ddarparu cyngor a chymorth mewn perthynas â materion ymchwil ac arloesi ôl- ddyfarniad. Byddwch yn darparu gwybodaeth gymhleth sy'n newid yn rheolaidd, ar lafar ac yn ysgrifenedig, i Ysgolion ac unedau cymorth ynghylch prosiectau ymchwil ac arloesi, gan ganolbwyntio'n benodol ar gontractau a materion ôl-ddyfarniad.
• Gweithredu fel, lle bo'n briodol, y pwynt cyswllt ar gyfer datblygu contractau cydweithredol, yn enwedig y rheini lle mai Met Caerdydd yw'r partner arweiniol, neu'r cytundebau yn aml-barti.
• Trafod, drafftio ac argymell cytundebau gyda chwsmeriaid allanol, gan gynnwys pris, cydbwyso buddiannau masnachol ac academaidd â risgiau masnachol a chyfreithiol derbyniol i'r Brifysgol.
• Dadansoddi a dehongli telerau ac amodau contract, sicrhau bod telerau cytundebol yn bodloni gofynion y Brifysgol a chynghori ar eu heffaith a'r risg a'r atebolrwydd cysylltiedig i staff ar bob lefel.
• Cysylltu â chyfreithwyr allanol y Brifysgol a chydweithwyr perthnasol ar draws y Brifysgol i ddarparu cyngor clir, pragmatig ar oblygiadau telerau cytundebol, a sut i reoli'r gweithgaredd yn ei gyd-destun a sicrhau bod pob agwedd ar weithgaredd yn cael ei gynnwys yn y contract.
• Paratoi a chadw contractau safonol dan adolygiad a dogfennau cyfreithiol cysylltiedig ar gyfer pob agwedd ar weithgarwch ymchwil ac arloesi.
• Gweithio'n agos gyda chydweithwyr GYA a thimau cymorth mewn ysgolion i nodi ffocws gofynion cymorth ôl-ddyfarniad a chynnal cyfarfodydd cychwyn busnes ar gyfer prosiectau ymchwil ac arloesi cymhleth a/neu fawr, gan gynnwys: cyllidebau rhagweld, nodi cerrig milltir a chyflawni'n prosiectau, cyllidwyr gofynion adrodd, anfonebu ac ati...
• Sicrhau bod data prosiect yn cael ei gofnodi'n gywir er mwyn darparu adroddiadau gwybodaeth reoli rheolaidd yn ôl yr angen.
• Cynnal ymwybyddiaeth a dealltwriaeth o newidiadau i arferion cytundebol cyllidwyr allanol, telerau ac amodau, ac yn benodol eu polisïau ynghylch materion perthnasol o fewn y cyd-destun ymchwil ac arloesi academaidd.
• Cyfrannu at ddatblygu a chynnal gweithdrefnau a pholisïau gweithredol, gan gynnwys paratoi cytundebau templed a chanllawiau newydd yn ôl y gofyn etc.

Pam ymuno â Phrifysgol Metropolitan Caerdydd?

Yn 2020 cafodd y Brifysgol ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn yng Nghymru 2021' gan The Sunday Times; yn 2021 cawsom ein henwi’n 'Brifysgol y Flwyddyn y DU ac Iwerddon 2022' gan y Times Higher Education ac yn 2022 cawsom ein rhestru fel y brifysgol orau yn y DU am gynaliadwyedd yng Nghynghrair Werdd People and Planet a’r brifysgol orau yng Nghymru yn yr Arolwg Hynt Graddedigion.

Rydym yn Brifysgol sy'n seiliedig ar werthoedd. Rydym yn falch o'n diwylliant ac rydym yno i'n pobl. Ein hysbryd cymunedol yw'r llinyn aur sy'n sail i'n gwerthoedd a'n hymddygiadau. Rydym yn cefnogi ein gilydd, rydym yn garedig i'n gilydd, ac rydym yn un tîm; ni yw Un Met Caerdydd. Rydym yn annog ac yn cofleidio cynhwysiant sy'n galluogi pawb i deimlo eu bod yn cael eu parchu ac yn gallu perfformio ar eu gorau.

Yn ogystal, mae'r Brifysgol yn cynnig telerau ac amodau hynod gystadleuol gan gynnwys:

• Gwyliau blynyddol o 35 diwrnod, ynghyd â 12 diwrnod gŵyl banc / consesiynol (pro rata os yn rhan-amser).
• Aelodaeth o'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol gyda chyfraniadau hael.
• Cyfleoedd gweithio hyblyg ac o bell.
• Polisïau rhagorol sy'n ystyriol o deuluoedd.
• Cyfleusterau chwaraeon a ffitrwydd arobryn gydag aelodaeth â chymhorthdal, ynghyd â ffisiotherapi/therapi cyflenwol/tylino chwaraeon â chymhorthdal.
• Mynediad i holl gyfleusterau'r llyfrgell.
• Cynlluniau aberthu cyflog gan gynnwys beicio i'r gwaith.
• Mynediad am ddim i deuluoedd at ein darparwr cymorth lles arbenigol annibynnol, Health Assured.

Os hoffech siarad â ni am y cyfle hwn, cysylltwch ag Rae DePaul, ar rdepaul@cardiffmet.ac.uk.

Os bydd nifer fawr o geisiadau’n dod i law, efallai y bydd angen inni gau'r swydd wag hon yn gynnar. Felly, rydym yn eich annog i ymgeisio cyn gynted â phosibl.

Mae'r Brifysgol yn ymroddedig i greu diwylliant hynod gynhwysol. Rydym yn cynnig trefniadau gweithio hyblyg a chyfeillgar i deuluoedd ac amrywiaeth o rwydweithiau staff, fforymau a digwyddiadau i gefnogi a datblygu ein pobl. Rydym yn croesawu ceisiadau gan y rheiny sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn y sector addysg uwch yn draddodiadol.

Rhagor o wybodaeth

Ewch i'n gwefan recriwtio staff i gael gwybodaeth am weithio inni, ein diwylliant, buddion, cydbwysedd rhwng bywyd a gwaith a'n cyfleoedd ar gyfer camu ymlaen yn eich gyrfa a datblygu.